We leggen uit wat een notitie is, zijn onderdelen, functie in organisaties en kenmerken. Ook meerdere voorbeelden.
Memoranda zijn gebruikelijk in de zakelijke, diplomatieke en officiële wereld.Wat is een memo?
Een memorandum of memorandum is een soort schriftelijke communicatie, over het algemeen kort en van officiële aard, waarmee een instantie binnen een organisatie hij communiceert met een ander om een verzoek, herinnering, instructie, enz. te doen, en meestal namens een hiërarchische instantie die superieur is aan zijn verschillende ondergeschikten.
De naam "memorandum" is een bewerking van het Latijn (cultisme) dat afkomstig is van het werkwoord onthouden, "Te onthouden", en gebruikt in het Spaans sinds 1824. De letterlijke betekenis zou zoiets zijn als "dat verdient te worden herinnerd" of gewoon "herinnering". Dit type communicatie is gebruikelijk in de zakelijke, diplomatieke en officiële wereld, altijd bedekt met meer formaliteit dan een simpele notitie of brief.
Kenmerken van een memo
In het algemeen wordt een nota gekenmerkt door het volgende:
- Het is een schriftelijke mededeling en van formele kleurstof, reden waarom het meestal wordt gedrukt op papier met onderscheidende tekens, of hoogstens een officiële titel heeft.
- Het is meestal kort, to the point (zonder omwegen) en communiceert een vereiste, deelt een beslissing mee of geeft een opdracht aan de ontvanger.
- Het wordt normaal gesproken uitgegeven door een officiële instantie en is gericht aan hun ondergeschikten of toegewezen agenten, of aan mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn in de informatie die het bevat.
- Ze zijn meestal geserialiseerd of genummerd, en zodra ze zijn uitgegeven, worden ze meestal gearchiveerd als onderdeel van de bureaucratische geschiedenis van de organisatie.
- Ze krijgen meestal geen enkele reactie en verwachten die ook niet. Het zijn eenrichtingsverkeer.
Delen van een memo
De onderdelen waaruit een memorandum bestaat, zijn over het algemeen de volgende:
- Briefpapier van de organisatie, of officieel en formeel kopschrift, waarin wordt aangegeven aan wie en namens wie wordt geadresseerd.
- Een interne nummering, samen met de datum en andere variabele gegevens die verwijzen naar het tijdstip van uitgifte van de informatie (tijd, plaats, enz.).
- De naam van het document, dat wil zeggen de titel die aangeeft waar de communicatie over gaat.
- De tekst daarvan medegedeeld, vergezeld van een afscheid en de handtekening van de functionaris of autoriteit achter de nota.
Memo voorbeelden
Enkele (hypothetische) voorbeelden van nota's zijn:
- Memorandum #1: communicatie van een bedrijf naar zijn productieafdeling.
Los Angeles, 7 oktober 2019
[Bedrijfslogo]
Memo # 00475
Voor: Productiesector
Van: Bedrijfsvoering
Herinnering
De directie groet haar werknemers in de productiesector hartelijk, ter gelegenheid van de herinnering aan de industriële veiligheidsinstructies vermeld in het vorige memorandum nummer # 00438, die tot doel hebben de juiste behandeling van werkmaterialen en de minimale essentiële bescherming van het personeel te verzekeren Gezondheid. Houd er rekening mee dat als deze maatregelen niet worden gevolgd, het management mogelijk disciplinaire maatregelen moet nemen om ze te versterken.
Met geen andere bijzondere om naar te verwijzen
Lic. William Shotgun
Operationeel manager
- Memorandum #2: het trainen van een legereenheid vanaf zijn militaire basis.
Basis 0001 - 4653.6048
[legerlogo]
[Schild van de natie]
Memorandum
Ontvanger: Pantserbataljon 57 (Firefox)
Afzender: Algemeen Commando
Mr. Pantserbataljon 57
Op instructie van het Algemeen Commando wordt het bataljon verzocht zich te verplaatsen naar de locatie gecodeerd als srh4875-fuagrp39-1937gfo voor deelname aan formele gevechtsoefeningen.
Atte.
Algemeen commando
Gen. Guillermo Foresco