We leggen uit wat een actieplan is in het bedrijfsleven, de functie en kenmerken ervan. Ook hoe je een actieplan maakt.
Wat is een actieplan?
In de bedrijfswereld staat een actieplan of strategisch plan bekend als een administratief of managementinstrument, waarmee a organisatie (of, soms, een individu) brengt de beste weg naar het bereiken van zijn . in kaart doelen. Dit zijn volledige en gedetailleerde plannen, op verschillende niveaus, waarin specifieke doelstellingen worden bepaald, de middelen die nodig zijn om ze te verwezenlijken en tenslotte de activiteiten die nodig zijn om ze te realiseren.
De beste manier om een actieplan te begrijpen is als een stappenplan, dat wil zeggen: diagram hoe bereik je de doelen Voorstellen: net zoals er meerdere paden zijn om een bestemming te bereiken, is het ook mogelijk om verschillende paden te kiezen om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
Het belang van dit soort tools is dat ze de inspanningen organiseren en een adequate planning mogelijk maken, wat de foutenmarges en de potentiële verspilling van energie en middelen vermindert.Bovendien voldoen deze plannen aan het uitgangspunt om een groter probleem op te delen in kleine en haalbare doelen, onbedoeld op weg te gaan naar het globale doel en verlamming te voorkomen.
Kenmerken van een actieplan
Er is niet één manier van zijn van actieplannen, omdat ze meestal zijn aangepast aan de situatie en behoeften van elke organisatie. In zeer algemene termen wordt elk actieplan echter gekenmerkt door:
- Op basis van de gedefinieerde doelstellingen stelt het een mogelijk pad (of meerdere) voor naar de succes (lange termijn), op te splitsen in kleinere eenheden en haalbaar op korte en middellange termijn.
- Het moet een hoog detailniveau hebben wat betreft de beschrijving van de acties die nodig zijn om de doelstelling te bereiken: benodigde middelen, geschatte tijd, prioritaire taken, enz.
- Het is specifiek, voor zover het reageert op een bepaalde situatie; Mocht het werkelijke beeld enigszins veranderen, dan zal ook het actieplan moeten worden aangepast. Anders zit je op het gebied van improvisatie en onvoorziene gebeurtenissen.
- Het gaat meestal gepaard met grafische of visuele voorstellingen, zoals: stroomdiagrammen, schema's, organogrammen, enzovoort.
Hoe maak je een actieplan?
Hoewel er niet één manier is om een actieplan te ontwikkelen, is het mogelijk om het op te splitsen in zes hoofdstappen die moeten worden voltooid om het actieplan te laten slagen. En deze zijn:
- Definieer correct de doelen. Het spreekwoord zegt dat de wind nooit waait ten gunste van degenen die hun lot niet kennen. Dit betekent dat als we niet weten wat we willen bereiken, het onmogelijk is om echt succes te behalen. Zodat het uitgangspunt van elk actieplan altijd is om haalbare, concrete en specifieke doelen te stellen op lange, middellange en korte termijn.
- Verhoog en kies de strategieën. Er zijn veel mogelijke paden naar hetzelfde doel, en om het pad te kiezen dat het beste past bij onze behoeften, ons ritme en onze hulpbronnen, moeten we eerst alle mogelijke paden overwegen. Zodra de telling is voltooid, kunnen we geleidelijk de niet-nuttige of niet-uitvoerbare weggooien, totdat we onze meest geschikte strategie hebben gevonden.
- Definieer de taken en rangschik ze. Een strategie is niets meer dan een mogelijke route, dat wil zeggen een pad dat in abstracto is geschetst, en dat, wanneer het in de praktijk wordt gebracht, zal resulteren in een reeks specifieke taken. Deze taken variëren van het verkrijgen van de ontbrekende middelen, het organiseren en gebruiken ervan tot de herziening of controle die nodig is voor de besluitvorming. Het zal belangrijk zijn om te definiëren wat de noodzakelijke taken zijn om te voldoen aan de strategie en deze vervolgens te rangschikken als urgent, belangrijk en algemeen.
- Maak een Gantt-diagram. Deze tool, ook bekend als de "Gantt-grafiek", helpt u bij het definiëren van de begin- en eindtijden van elke taak, evenals de tijdsperioden die nodig zijn voor de beoordeling ervan. Geen enkele taak kan immers voor onbepaalde tijd worden uitgesteld.
- Aanstellen leiders en verantwoordelijk. Elke organisatie impliceert een hiërarchie, dat wil zeggen, een keten van managers die elke taak moeten coördineren en bevorderen. Het gaat niet om het aanstellen van bazen, maar om het delegeren van bevoegdheden zodat er geen "knelpunten" zijn die de besluitvorming vertragen.
- Voer het plan uit. Het laatste hoofdstuk van elk plan is natuurlijk om aan het werk te gaan. Dit houdt in dat niet alleen wordt voldaan aan wat in het plan is vastgelegd, maar ook door middel van sturing en toezichtsdynamiek moet worden nagegaan of het ontworpen plan correct is geweest, en zo niet, het tijdig kan corrigeren.