- Wat is een systeem in administratie?
- Soorten managementsystemen
- Algemene theorie van managementsystemen
We leggen uit wat een systeem in de administratie is, wat de functies zijn, hoe ze zijn samengesteld en welke soorten er bestaan.
Wat is een systeem in administratie?
Een systeem in beheer bestaat uit een set van processen die moeten worden uitgevoerd door de leden van een organisatie om de vooraf vastgestelde doelen te bereiken.
In deze systemen moeten ze elke administratieve eenheid opnemen en specificeren wat de rol van elke werknemer is en welke taken ze moeten uitvoeren om een bepaald verkoop- en productieniveau te bereiken dat zich vertaalt in grotere voordelen voor het bedrijf. bedrijf.
Dit vergemakkelijkt de bediening van de organisatie, maakt het mogelijk om de prestaties van elke medewerker te controleren en uit te voeren audits.
Organisaties hebben de afgelopen jaren gekozen voor de specialisatie van: arbeiders, de opdracht van de kan volgens de niveaus die worden ingenomen binnen de hiërarchie en de arbeidsverdeling. Dit alles vergemakkelijkt en versnelt de besluitvorming om de doelstellingen en doelen van de organisatie te bereiken.
Bij het nemen van beslissingen vertrouwt het personeel op de informatie die wordt weerspiegeld in het managementsysteem.
Systemen zorgen voor drie dingen:
- Ondersteunen van operationele taken.
- Compileren en opslaan gegevens.
- Informatie genereren.
De systemen zijn opgebouwd uit de volgende elementen:
- Het element dat materiaal levert om het systeem te laten werken.
- Het doel waarvoor het systeem is opgericht.
- Het fenomeen dat veranderingen genereert: zet inputs om in outputs.
- Feedback. Het vergelijkt de output met een reeks eerder vastgestelde criteria en vertrouwt op deze criteria om de resultaten te controleren.
- De context waarin het systeem zich bevindt. De omgeving constant in wisselwerking staat met het systeem.
Soorten managementsystemen
Binnen bedrijven zijn de volgende soorten managementsystemen te vinden:
- Proces controle bedrijf. Systemen die bedrijfsprocessen aansturen en fysieke en industriële processen aanspreken.
- Transactieverwerking. Geautomatiseerde systemen die worden gebruikt op de basisniveaus van de organisatorische hiërarchie (op operationeel niveau). Daarin worden de dagelijkse transacties vastgelegd die het functioneren van de organisatie mogelijk maken.
- Ondersteuning in de besluitvorming. Computergebaseerde systemen die zullen worden gebruikt door een of meer specifieke managers. Oosten informatie Systeem geautomatiseerde werken als ondersteuning voor de besluitvorming rond een probleem dat moet worden opgelost.
- Informatie van beheer. Deze systemen verzamelen informatie uit verschillende bronnen en verwerken deze vervolgens in statistieken, rapporten of een ander nuttig formaat. Deze informatie wordt gebruikt door supervisors en managers als: grondstof voor het nemen van beslissingen met betrekking tot het management van de onderneming.
- Zakelijke samenwerking. Deze systemen behoren tot de meest gebruikte en helpen de directeuren van de organisatie om de informatiestroom binnenshuis. Deze omvatten multimediasystemen, bestandsoverdracht of de e-mail.
- Uitvoerende informatie. Dit zijn de systemen die externe en interne informatie verstrekken aan senior managers om beslissingen te nemen. Ze zijn gemakkelijk en snel toegankelijk en presenteren de informatie in grafische vorm. Ze bieden algemene informatie die op een eenvoudige manier de operatie als geheel in kaart brengt.
Afhankelijk van hun aard kunnen de systemen zijn:
- Open. Er is een uitwisseling van elementen en informatie met de omgeving, en die externe invloed wijzigt resultaten, gedrag en activiteiten. Bijvoorbeeld een bedrijf.
- Gesloten Er worden geen informatie of elementen uitgewisseld met de omgeving: het zijn gesloten systemen tegen elke vorm van beïnvloeding. Machines bijvoorbeeld.
Andere soorten systemen zijn de volgende:
- Abstract Ze bestaan uit algemene concepten, getallen, filosofische doctrines, hypothese, ideeën, plannen of talen. Is hij "software”.
- Beton Ze zijn opgebouwd uit tastbare elementen zoals apparatuur of machines. Is hij "hardware”.
- Operationeel. Ze zijn toegewijd aan het verwerken van informatie (die meestal repetitief is) en het opstellen van rapporten.
- Informatief. Ze zijn verantwoordelijk voor het opslaan en verwerken van gegevens en worden gebruikt om beslissingen te nemen in lijn met de doelen en doelstellingen van de organisatie.
- Directeuren. Het werkt op gegevens die niet eerder zijn geselecteerd of getransformeerd.
Algemene theorie van managementsystemen
Algemene systeemtheorie is afgeleid van de geschriften Ludwing von Bertalanffy (Duitse bioloog), gepubliceerd in de jaren 1950 en 1960. Deze theorie is niet bedoeld om obstakels op te lossen of praktische oplossingen te bieden. Maar weten dat het helpt analyse context bij het nemen van beslissingen binnen een organisatie.
Deze stroming is van mening dat de eigenschappen van elk systeem niet als afzonderlijke elementen kunnen worden bestudeerd, maar gezamenlijk moeten worden benaderd.
Enkele kenmerken van de systeemtheorie zijn als volgt:
- Systematische kijk. Elke organisatie wordt beschouwd als een systeem dat uit vijf delen bestaat: input, output, proces, omgeving en feedback.
- Multidimensionaal. Elk bedrijf wordt benaderd vanuit een macroscopisch en microscopisch oogpunt. De eerste behandelt het in relatie tot hun land of gemeenschap en de tweede beschouwt zijn interne eenheden.
- Dynamiek. De interactie die plaatsvindt binnen het bedrijf wordt beschouwd als een dynamisch proces.
- Aanpassingsvermogen. Bedenk dat organisaties adaptieve systemen zijn. Als ze die kwaliteit niet benutten, overleven ze de wijzigingen van de context niet.
- Beschrijvend Het heeft tot doel de kwaliteiten van de organisatie en haar bestuur te karakteriseren. Plasma de doelen ja methoden en beschrijft de fenomenen van organisaties.
- Multicausaliteit. Het is van mening dat een gebeurtenis het gevolg kan zijn van verschillende onderling afhankelijke en gerelateerde factoren.
- waarschijnlijkheid. Hij geeft toe dat variabelen ze kunnen voorspellend worden geanalyseerd, niet op basis van zekerheden.