- Wat is functieanalyse?
- Wanneer wordt een functieanalyse uitgevoerd?
- Waar is functieanalyse voor?
- Methoden voor taakanalyse
- Elementen van een functiebeschrijving
We leggen uit wat functieanalyse is, hoe het wordt gedaan en waarvoor het dient. Ook de elementen van een functieomschrijving.
Wat is functieanalyse?
Taakanalyse is een werkwijze die wordt gebruikt om informatie over taken te verzamelen, verantwoordelijkheden, capaciteiten vereiste en verwachte resultaten van een functie, om te weten welk profiel het meest geschikt is om deze in te vullen.
Het proces omvat het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens om een Beschrijving volledige positie. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de analyse zijn de HR afdeling van een organisatie of gespecialiseerde analisten, samen met de voortdurende deelname van de gehele instelling.
Nadat de analyse-informatie is verwerkt, wordt het gebied van: Personeelszaken U kunt de volgende stappen uitvoeren die bestaan uit het publiceren van de vacature, het selecteren uit de ontvangen aanbiedingen, het interviewen van de meest geschikte mensen en het kiezen van de meest geschikte kandidaat.
Wanneer wordt een functieanalyse uitgevoerd?
De analyse van functies wordt uitgevoerd voordat een functie binnen een organisatie moet worden ingevuld (dit kan een bestaande functie binnen het organigram zijn of een nieuwe), of om het niveau van huidige medewerkers te verbeteren.
Het is een fundamenteel proces voor elke instelling, ondanks het feit dat sommigen het belang ervan niet erkennen en kiezen voor andere, minder nauwkeurige manieren voor de selectie en aanwerving van hun werknemers.
Daarnaast zijn er andere situaties in organisaties die functieanalyse vereisen, bijvoorbeeld:
- Wanneer u besluit een organisatie op te richten.
- Wanneer er nieuwe banen worden gecreëerd in de instelling.
- Wanneer banen worden gewijzigd in het licht van een nieuwe verdeling van gebieden.
- Wanneer het nodig is om het salariscompensatiesysteem van de organisatie bij te werken.
- Wanneer het aantal ontevreden medewerkers een meerderheid vertegenwoordigt of vóór een groepsklacht.
- Wanneer de productiviteit en de prestaties van de organisatie bereiken niet de doelen verwacht.
Waar is functieanalyse voor?
Taakanalyse biedt verschillende voordelen:
- Weet beter het werk dat elke medewerker en elk gebied doet, vooral voor de manager van de organisatie.
- Detecteer tijdig bepaalde conflictsituaties die de uitvoering van de activiteiten van een gebied kunnen belemmeren.
- Vergemakkelijk de opname van nieuwe medewerkers door duidelijke details te hebben over de functie en de verwachtingen die van de kandidaat worden verwacht.
- Stel een niveau in van salaris passend bij elke functie.
Methoden voor taakanalyse
Er zijn verschillende methoden om functieanalyses uit te voeren, afhankelijk van het type functie en categorie waarnaar ze verwijzen, die afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gebruikt:
- De methode van observatie. Het bestaat uit de oudste modaliteit en verliest zijn geldigheid niet vanwege zijn effectiviteit. Het is gebaseerd op het onderzoek door directe observatie van werknemers tijdens de uitvoering van hun werk en het vastleggen van de belangrijkste gegevens van de observatie.
- De methode van de vragenlijst. Het bestaat uit een enquête opgesteld door een gespecialiseerde analist die door de werknemer moet worden ingevuld. De vragenlijst is zorgvuldig ontwikkeld om per functie concrete antwoorden en duidelijke informatie te krijgen.
- De methode van interview. Het is de meest veelzijdige en winstgevende manier om informatie te verkrijgen, omdat er een wederzijdse interactie is tussen de analist en de medewerker, die tegelijkertijd vragen kan beantwoorden. Voorafgaand aan het gesprek werkt de analist een reeks vragen en onderwerpen uit die met de medewerker moeten worden besproken om geen belangrijk punt te vergeten.
Elementen van een functiebeschrijving
De elementen van een functiebeschrijving zijn die elementen die het mogelijk maken om een correcte analyse uit te voeren (via de meest geschikte methode). Een van de belangrijkste elementen zijn:
- De identificatie van de positie. Het verwijst naar de gegevens van de functie, zoals de naam van de functie, welke afdeling of welk centrum van kosten overeenstemt, welk instructieniveau onder meer nodig is.
- Het doel van de functie. Het verwijst naar het verwachte eindresultaat van de functie, dat bepalend is voor de reden van bestaan binnen de organisatie.
- De plaats van de post in de Organigram. Het verwijst naar de plaats die de positie inneemt in de grafische weergave van de Structuur van de organisatie.
- De dagelijkse activiteiten van de post. Het verwijst naar de details van de dagelijkse taken die een persoon moet uitvoeren bij het bekleden van de functie.
- De belangrijkste schakels. Het verwijst naar de relatie met de interne onderdelen van de organisatie en met de externe agenten waarmee de functie contact heeft, en het doel van deze verbindingen.
- De besluitvorming van het bericht. Het verwijst naar het niveau van verantwoordelijkheid dat de functie vereist om beslissingen te nemen, individueel of gedeeld (in dat geval moet u duidelijk maken met welk gebied of welke functie het verband houdt).
- De belangrijkste prestatie-indicatoren. Van de Engelse term KPI (Belangrijkste prestatie-indicator), verwijst naar een type van meting Dat maakt het mogelijk om het prestatieniveau of prestatie te kennen en is gerelateerd aan de doelstellingen van de functie (meestal gemeten in percentages).
- De interne promotie van de functie. Het verwijst naar het zoeken binnen de organisatie naar geschikte profielen om een vacature in te vullen. Het is een manier om de groei van medewerkers binnen de instelling te stimuleren.
- De benodigde benodigdheden voor de functie. Het verwijst naar de details van elementen en fysieke ruimte die nodig zijn voor de juiste uitvoering van de functie, zodat de persoon de gestelde doelen kan bereiken (bijvoorbeeld computer, bureau, mobiele telefoon, enz.).