- Administratieve functies
- De planningsfunctie
- De organiserende functie
- De rol van het leiden
- De functie van coördineren:
- De functie van controle:
We leggen uit wat de functies zijn van de administratie zoals gedefinieerd door Henry Fayol en de kenmerken van elk ervan.
Administratieve functies
De functies van de beheer zijn universele taken die het mogelijk maken om de reeks activiteiten die plaatsvinden in een bedrijf, effectief.
Een van de eerste theoretici die deze richtlijnen definieerde was Henry Fayol. Deze Franse ingenieur bracht een klassieke benadering van het management, na de gevolgen van de Industriële revolutie en van de Eerste Wereldoorlog.
Administratieve functies hebben invloed op het hele structuur van een organisatie, van de lagere en middelste niveaus (met arbeiders en professionals) tot de hoogste niveaus (met leidinggevende capaciteit, waaronder het administratieve gebied).
Terwijl de objectief doel van een bedrijf is om te genereren winst, de administratieve functies zijn de maatregelen die moeten worden gevolgd om hun doelstellingen te bereiken, door middel van verschillende acties en strategieën.
De planningsfunctie
De planningsfunctie is de eerste en belangrijkste van het administratief beheer. Volgens Fayol heeft het bedrijf een goed actieplan (of projectieplan) nodig, waaraan de hele structuur moet deelnemen, waarmee het productiegebied, het personeel en de middelen.
Planning kan zowel op korte als op lange termijn zijn. Bovendien moet het worden beschouwd als een werkwijze continu, dat wil zeggen dat het management zijn planning op regelmatige basis moet projecteren, implementeren en herzien om het plan zo nodig en op basis van de geboekte vooruitgang aan te passen.
De ontwikkeling van planning impliceert het definiëren van aspecten van het bedrijf, zoals:
- De missie. Het verwijst naar het doel waarvoor de organisatie is opgericht.
- De visie. Het verwijst naar de langdurige situatie waarin u de organisatie wilt plaatsen.
- De waarden. Verwijst naar de set van reglement en principes waarmee de instelling.
- De doelen. Het verwijst naar meer specifieke doelen dan visie, hoewel ze ook op lange termijn kunnen zijn.
De organiserende functie
De functie van organiseren is de sleutel voor het bedrijf om te volharden in de weer. Door de taken te sorteren op de gebieden en de algemene structuur, kunnen de benodigde middelen worden geoptimaliseerd, de werktijd optimaal worden benut, de werkstroom worden verbeterd en betere beslissingen worden genomen.
Kortom, het organiseren van alle onderdelen waaruit de organisatie bestaat, stimuleert de productiviteit en de winst verbetert.
Buiten de gestelde doelen, de onvoorziene gebeurtenissen die zich kunnen voordoen of de persoon die verantwoordelijk is voor de adres, is het noodzakelijk om elk onderdeel van het bedrijf te organiseren in wat wordt genoemd "Organigram”, Een grafische weergave van de structuur die de interactie laat zien tussen elk onderdeel en de mensen die het vormen.
De belangrijkste soorten organisaties kunnen zijn:
- Lineair. Het bestaat uit het oudste en eenvoudigste type organisatie en is gebaseerd op het principe van piramidale eenheid van bevel met één enkele autoriteit, formele kanalen van communicatie en gecentraliseerde beslissingen.
- Functioneel. Het bestaat uit een type organisatie op basis van specialisatie. Het wordt gekenmerkt door verdeelde autoriteit, directe communicatiekanalen, decentralisatie van beslissingen en nadruk op taakspecialisatie.
De rol van het leiden
De regiefunctie is eigen aan het management en bestaat uit het geven van opdrachten aan de arbeidskrachten. Duidelijke en concrete instructies van het management, via de juiste kanalen, garanderen een goede prestatie van de medewerkers.
Daarnaast is het belangrijk om motivatie van ondergeschikten om betere reacties te krijgen, zowel in productiviteit als in de werkomgeving. Afhankelijk van de structuur van het bedrijf kan het voor het management echter moeilijk zijn om een nauwe relatie met alle werknemers te onderhouden.
De managers moeten over adequate verspreidingskanalen beschikken of communicatie, waarmee ze duidelijke berichten kunnen overbrengen, feedback kunnen krijgen en zich bewust zijn van wat werknemers zeggen (bijvoorbeeld door prestatietests van werknemers uitgevoerd door supervisors of werknemerstevredenheidsonderzoeken).
De functie van coördineren:
De coördinerende functie bestaat uit het harmoniseren van alle activiteiten en inspanningen van elk onderdeel van het organigram, zodat ze samen handelen naar de algemene doelstellingen van het bedrijf. Elk onderdeel van de organisatie moet worden aangevuld en verrijkt met het werk van de andere onderdelen.
De leiderschap Het moet gericht zijn op coördinatie, om de motivatie van de werknemers, een goede workflow en efficiënte productiviteit te bereiken. Een belangrijk instrument voor coördinatie is communicatie via verschillende kanalen, die het mogelijk maken om duidelijke berichten te verspreiden en om een nauwe band met elke werknemer te behouden.
Staffing is een proces waarbij geschikte werknemers worden aangenomen en degenen die geschikt zijn voor het bedrijf behouden (via trainingen, vergoedingen en werknemersevaluaties). De actie van de coördinatie op alle gebieden maakt het mogelijk om het profiel van de werknemer te detecteren dat nodig is voor elke taak.
De functie van controle:
De controle- of monitorfunctie zorgt ervoor dat taken worden uitgevoerd zoals gepland. Managers moeten regelmatig prestatiebeoordelingen van werknemers uitvoeren om te anticiperen op mogelijke obstakels of afwijkingen van taken (die het bereiken van doelstellingen zouden belemmeren).
Managers kunnen prestatienormen instellen om de prestaties van werknemers te meten. Met de resultaten van de analyse kan het management betere beslissingen nemen, zowel om conflicten op te lossen als om fouten te corrigeren in vergelijking met wat was gepland.