• Wat is administratief beheer?
• Administratieve beheerfuncties
• Administratieve beheerkenmerken
• Geschiedenis van administratief beheer

We leggen uit wat administratief beheer is, de functies, het belang en de kenmerken ervan. Eveneens een kort historisch overzicht.

Administratief beheer controleert en coördineert de acties van een bedrijf.

Wat is administratief beheer?

Administratief beheer is het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd om een organisatie door een rationeel beheer van taken, inspanningen en middelen.

Hun vermogen om de acties en de verschillende rollen die binnen het bedrijf worden uitgevoerd te controleren en te coördineren, maakt het mogelijk om te voorkomen dat problemen en bereik de doelen. Het systematisch voeren van een goed administratief beheer bevordert het verkrijgen van gunstige resultaten voor de organisatie.

Het belang van administratief beheer bestaat erin de organisatie voor te bereiden en op voorhand te laten handelen, rekening houdend met alle middelen en procedures die nodig zijn om haar doelstellingen te bereiken en negatieve effecten of mogelijke problemen te verminderen.

Administratieve beheerfuncties

Administratief beheer is een proces dat vier hoofdfuncties omvat:

• Planning. Het is de eerste functie die nodig is om de volgende stadia te begeleiden en succesvol te ontwikkelen. Het bestaat uit projecteren doelen, de doelstellingen te definiëren en de nodige middelen en de activiteiten vast te stellen die in een bepaalde periode van weer. Hiervoor kan bijvoorbeeld een intern onderzoek en de omgeving worden uitgevoerd via analyse zoals 'Porter's Five Forces' of 'SWOT'.
• Organisatie. Het bestaat uit het samenstellen van een structuur om de te verspreiden personeelszaken en de economische die beschikbaar zijn voor de bedrijf om hun werk te ordenen en te ontwikkelen en de geplande doelstellingen te bereiken. Hier worden de gebieden binnen de organisatie bepaald, taken gegroepeerd naar functie en geschikt personeel geselecteerd.
• Richting. Het bestaat uit het uitvoeren van de strategieën gepland, inspanningen richten op doelstellingen door middel van leiderschap, de motivatie en de communicatie. Het omvat onder meer het aanmoedigen van medewerkers, het onderhouden van een vlotte communicatie met alle delen van de organisatie en het opzetten van constante evaluatiemechanismen.
• Controle. Het bestaat uit het verifiëren dat de dagelijkse taken vorderen in lijn met de geplande strategieën, om de besluitvorming, onder andere sommige activiteiten omleiden, problemen corrigeren of resultaten evalueren. Het is een administratieve taak die met professionaliteit en transparantie moet worden uitgevoerd. De meting van de behaalde resultaten (om ze te vergelijken met de geplande resultaten) laat toe om te zoeken naar een continue verbetering.

Administratieve beheerkenmerken

Administratief beheer is de verantwoordelijkheid van de administratief manager, die toezicht houdt op de activiteiten van de organisatie en ervoor zorgt dat de stroom van informatie effectief is en dat de middelen efficiënt worden gebruikt. Toegevoegde waarde bieden aan de organisatie, omdat deze verouderde praktijken kan identificeren en processen kan ontwikkelen die bijdragen aan verbetering.

De administratief manager heeft meestal een werk team verantwoordelijk, bestaande uit bazen, analisten en managers. De administratief manager en zijn team hebben verschillende verantwoordelijkheden te vervullen en, afhankelijk van het vakgebied of specialisme waarin ze werken, kunnen ze zorgen voor:

• Voorstellen en uitwerken politiek, reglement en procedures.
• Leiding geven aan verschillende werkteams.
• Toezicht houden op de budgetuitvoering van het bedrijf.
• Voorstellen en implementeren van verbeteringen in het personeelsbeleid.
• Beheer het proces van vergoedingen aan werknemers.
• Programma's ontwikkelen opleiding en personeelsontwikkeling.
• Periodiek onderzoeken en diagnoses uitvoeren op de werkomgeving.
• Voorstellen, informeren en up-to-date houden van de directory van de organisatie.
• Opstellen van verkoopplannen en prognoses.
• Selecteer verkoopstrategieën.
• Maak een schema van de verdeling van de werkruimte voor de medewerkers.

Geschiedenis van administratief beheer

Adam Smith postuleerde de noodzaak van arbeidsverdeling en vrije concurrentie.

De huidige bestuurlijke bedrijfsvoering is het resultaat van verschillende bijdragen die door de geschiedenis heen hebben plaatsgevonden. Onder de hoofdrolspelers zijn:

• Confucius (551 v. Chr. - 479 v. Chr.). Hij was een filosoof, politicus en beroemde Chinese denker die een reeks regels uitsprak voor de publieke administratie. Ambtenaren moeten bijvoorbeeld de situatie in het land goed kennen om problemen op te lossen, ze mogen niet worden geselecteerd vanwege vriendjespolitiek of partijdigheid, en ambtenaren moeten eerlijke mensen zijn.
• Adam Smith (1723-1790). Hij was een Schotse econoom en filosoof die in zijn proefschrift "The Wealth of Nations" de sleutel tot sociale welvaart verkondigde die berustte op twee principes: de arbeidsverdeling en vrije concurrentie, als noodzakelijke acties om het productieniveau te verhogen en de specialisatie van functies binnen een organisatie.
• Hendrik Metcalfe (1847-1927). Hij was een Amerikaanse militair, uitvinder en theoreticus die nieuwe controletechnieken publiceerde voor de wetenschappelijke administratie door zijn boek "De kosten van productie en administratie van openbare en particuliere werkplaatsen."
• Woodrow Wilson (1856-1924). Hij was een Amerikaanse politicus en advocaat die erin slaagde de concepten van politiek en van beheer, waardoor de laatste de status van wetenschap, die zijn . voortstuwde onderwijs op academisch niveau.
• Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Hij was een Amerikaanse industrieel ingenieur en econoom promotor van Wetenschappelijke methodes van het werk, met als doel een grotere efficiëntie in de industriële productie te bereiken door het werk van de werknemer te optimaliseren.
• Hendrik Fayol (1841-1925). Hij was een Turkse ingenieur en theoreticus die de algemene managementtheorie ontwikkelde, maar zich concentreerde op de uitvoering van de hiërarchische leiding van de organisatie zodat deze alle administratieve functies ontwikkelde (en niet alleen in het werk van de werknemer zoals voorgesteld door Taylor).